辦公廳印發(fā)《全國地方志事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要(2015-2020年)》,明確地方志工作在發(fā)展大局中的目標(biāo)任務(wù),推進(jìn)全國地方志事業(yè)科學(xué)發(fā)展。目前,首輪修志結(jié)束,第二輪修志進(jìn)入關(guān)鍵時(shí)期,志書以地區(qū)為主,綜合記錄該地自然和社會(huì)方面有關(guān)歷史與現(xiàn)狀的著作,目前已經(jīng)成為各省市地方、機(jī)關(guān)的一項(xiàng)常規(guī)性工作。上海新影捷信息技術(shù)有限公司匯同全國各級省市志書編纂部門,在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,立足源頭管理,規(guī)范業(yè)務(wù)流程,提高編纂效率,科學(xué)界定節(jié)點(diǎn)功能,嚴(yán)格設(shè)計(jì)開發(fā)工作和產(chǎn)品質(zhì)量管理,開發(fā)了一套基于互聯(lián)網(wǎng)的高效、開放、安全、成熟的在線編纂管理系統(tǒng)產(chǎn)品。目前在上海、北京、浙江、安徽等地得到應(yīng)用。管理工作的目的在于保障檔案安全,提升數(shù)字化成果質(zhì)量,并提高工作效率。浙江數(shù)字檔案室建設(shè)指南
檔案數(shù)字化文件歸檔需要注意確保文件的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性。在歸檔過程中,應(yīng)嚴(yán)格遵循國家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量控制,包括圖像清晰度、文件完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面的檢查。同時(shí),要合理選擇存儲(chǔ)媒介,如硬盤、光盤或云存儲(chǔ)等,確保數(shù)字化檔案能夠長期安全保存。此外,還需建立科學(xué)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),對檔案進(jìn)行索引和標(biāo)引,便于后續(xù)檢索和利用。對于涉密或敏感檔案,應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限和控制措施,確保只有授權(quán)人員能夠訪問和修改,從而保障檔案數(shù)字化文件歸檔的合規(guī)性和安全性。重慶公司數(shù)字檔案檔案部門擁有豐富檔案資源,具備得天獨(dú)厚的優(yōu)勢條件。
云展管理系統(tǒng)具備生成電子書的功能。當(dāng)下,隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展,電子書在閱讀便利性、閱讀感受以及實(shí)際使用上,相比傳統(tǒng)紙質(zhì)書都有了長足進(jìn)步。它能夠?qū)?shù)字檔案的PDF源文件展開分析與處理,只需簡單操作,就能一鍵生成電子書。不僅如此,它還能提取PDF文檔里的結(jié)構(gòu)信息,使得電子書目錄與實(shí)體書目錄對接,實(shí)體書的排版、格式也能被原樣復(fù)制。利用手機(jī)、終端顯示屏展示時(shí),互動(dòng)效果良好,閱讀體驗(yàn)得以優(yōu)化,頁面展示也更加美觀。云展管理系統(tǒng)還有售后團(tuán)隊(duì)提供支持。他們會(huì)通過遠(yuǎn)程線上協(xié)助或者到現(xiàn)場指導(dǎo)這兩種方式,幫助用戶熟悉產(chǎn)品使用方法,開展相關(guān)培訓(xùn),讓用戶在使用產(chǎn)品時(shí)遇到的問題能及時(shí)得到解決,使用起來更加順暢。
眾多高校檔案館與事業(yè)單位檔案館,已然成為面向教職工、學(xué)生等群體申辦檔案業(yè)務(wù)的關(guān)鍵窗口,每年都要給大批畢業(yè)生、教職工以及用人單位等個(gè)人或機(jī)構(gòu),提供數(shù)字檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)申辦服務(wù)。處于當(dāng)下信息化迅猛發(fā)展的階段,傳統(tǒng)依靠人工的業(yè)務(wù)申辦模式,問題不斷涌現(xiàn)。對業(yè)務(wù)申請人來講,申辦一項(xiàng)業(yè)務(wù)常常得多次往返于檔案館,線下溝通耗費(fèi)的精力與成本頗高。站在檔案館業(yè)務(wù)申辦人員的角度,日常業(yè)務(wù)數(shù)量龐大,隨之產(chǎn)生的業(yè)務(wù)記錄錯(cuò)綜復(fù)雜,采用傳統(tǒng)的手工電話溝通、人工登記模式,辦事效率極其低下,況且業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及數(shù)字檔案在管理與統(tǒng)計(jì)上也困難重重。所以,構(gòu)建一個(gè)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程線上業(yè)務(wù)申請、審批與申辦的一站式檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用平臺,對于檔案館而言,意義重大,勢在必行,這既能方便申請人,又能提升檔案館的工作成效。 高校檔案館還可能提供移動(dòng)應(yīng)用或API接口,方便用戶在手機(jī)或其他設(shè)備上隨時(shí)隨地訪問數(shù)字檔案。
檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)留存有詳盡的業(yè)務(wù)記錄,讓工作流程有跡可循。系統(tǒng)針對每份業(yè)務(wù)申請單,都會(huì)生成一套完備的業(yè)務(wù)記錄,自用戶遞交申請的那一瞬間起,直至業(yè)務(wù)處理完畢,將數(shù)字檔案在此期間各個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)上,該申請單的申辦進(jìn)程信息,事無巨細(xì)地記錄下來。如此一來,不管是業(yè)務(wù)申請人,還是審批人,他們所參與的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),都能依據(jù)這些記錄回溯查看。此外,系統(tǒng)具備統(tǒng)計(jì)、分析的功能,能給整體工作的規(guī)劃調(diào)配給予數(shù)據(jù)助力。它從人員承擔(dān)的工作任務(wù)量、業(yè)務(wù)申請的頻次、材料的耗用程度等諸多維度出發(fā),進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計(jì)與剖析,進(jìn)而為檔案館呈現(xiàn)出各個(gè)時(shí)段工作人員的任務(wù)輕重、各類業(yè)務(wù)開展的數(shù)量,以及業(yè)務(wù)操作過程中物料的消耗詳情,以精細(xì)的數(shù)據(jù)報(bào)表形式展現(xiàn)。這無疑給管理者回顧過往工作、布局后續(xù)安排提供了有力的數(shù)據(jù)依托,促使檔案服務(wù)管理工作有序推進(jìn)。 在整理過程中,必須校對每一卷檔案的起始頁碼和頁數(shù),如發(fā)現(xiàn)問題需記錄下來,經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)同意后進(jìn)行修改。江蘇數(shù)字檔案管理系統(tǒng)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為發(fā)展趨勢。數(shù)字檔案作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要工具,符合發(fā)展的需要。浙江數(shù)字檔案室建設(shè)指南
檔案數(shù)字化掃描加工要求按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》,根據(jù)檔案實(shí)體情況選用合適的掃描設(shè)備,圖像分辨率不低于300dpi。
特殊情況,如文字偏小、密集、清晰度較差等,需提高分辨率。保存形式為JPGE或PDF。
掃描前檔案處理是在檔案掃描前將檔案拆分,保證紙張平整、撫平邊角。如遇到檔案紙張質(zhì)地脆弱,不適合反復(fù)拆裝訂的檔案,應(yīng)采用不拆卷掃描設(shè)備和方式進(jìn)行掃描。
掃描方式是根據(jù)檔案幅面大小選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備和方式。對于檔案中的折紙頁、圖紙、表格等,一般應(yīng)攤平后進(jìn)行整幅掃描。 浙江數(shù)字檔案室建設(shè)指南