湖北學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)指南

電子文件歸檔系統(tǒng)歷經(jīng)檔案行業(yè)多年業(yè)務(wù)沉淀，由檔案**與業(yè)務(wù)團隊共同開發(fā)。它依照用戶實際需求，持續(xù)進行二次開發(fā)與優(yōu)化升級。既符合GJ相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，又能滿足用戶數(shù)字檔案管理工作的需要。該系統(tǒng)具有良好擴展性與集成特性。在擴展性方面，能根據(jù)不同用戶要求開展二次開發(fā)，實現(xiàn)功能的延伸拓展。系統(tǒng)還能創(chuàng)建多個數(shù)據(jù)通道，提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與多種應(yīng)用系統(tǒng)如OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接和集成。這種擴展性與集成性，讓系統(tǒng)能更好地適應(yīng)不同用戶的多樣化需求，方便用戶在數(shù)字檔案管理工作中，與其他辦公系統(tǒng)進行信息交互，提升整體工作效率與便利性。除了檢索功能外，數(shù)字檔案平臺還可能提供查詢功能，如檔案目錄查詢、檔案編號查詢等。湖北學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)指南

數(shù)字檔案室實體檔案門類的擴展管理應(yīng)能擴展管理新增的實體檔案門類，且具備新增實體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。分類方案的擴展管理，應(yīng)能靈活配置各門類檔案資料分類方案，支持對檔案門類、年度、機構(gòu)、問題或保管期限等著錄項值域的擴展定義，尤其是多級機構(gòu)或問題分類方案的擴展配置。元數(shù)據(jù)方案的擴展管理，應(yīng)能適度擴展設(shè)置電子檔案管理所需的元數(shù)據(jù)元素；應(yīng)能根據(jù)同級國家綜合檔案館的要求，配置生成基于可擴展標(biāo)記語言（XML格式）的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)包。浙江機關(guān)數(shù)字檔案館概念在整理過程中，必須校對每一卷檔案的起始頁碼和頁數(shù)，如發(fā)現(xiàn)問題需記錄下來，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)同意后進行修改。

電子文件歸檔系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)自動檢測功能，可對各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接過來的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進行自動檢測，包含完整性、準(zhǔn)確性、可用性、安全性四個方面。篩選出不合規(guī)范的數(shù)據(jù)，防止不滿足歸檔要求的數(shù)據(jù)進入檔案系統(tǒng)歸檔。同時支持對異常數(shù)據(jù)進行在線修正，提高了檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)一致性。

電子文件歸檔系統(tǒng)配備專業(yè)的售后服務(wù)團隊，支持通過遠程服務(wù)以及現(xiàn)場服務(wù)的方式協(xié)助用戶使用產(chǎn)品、培訓(xùn)產(chǎn)品，為用戶提供專業(yè)的售后保障。

    數(shù)字檔案室里，聲像類電子文件的歸檔范圍，需參照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）第四章，或是同級檔案行政管理單位的具體規(guī)定來操作。所收集、歸檔的聲像類電子文件，得經(jīng)過仔細挑選與系統(tǒng)整理，要能夠系統(tǒng)、客觀地記錄下本單位的關(guān)鍵職能活動，像歷次活動的主要內(nèi)容、**人物、重點場景等，都要如實反映。按照客觀實際編輯而成的錄、音、錄像類電子文件，符合條件的可以收集、歸檔。聲像類電子檔案必須主題突出，影像畫面與語音都得清晰，人物形象要端正。照片類電子檔案要以TIFF、JPEG格式存儲，其可交換圖像文件（EXIF）信息要完整保留，像素數(shù)不能低于300萬；重要或珍貴的錄、音類電子檔案用WAV格式保存，其余的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。 對高校來說，可以隨時隨地通過電腦或手機訪問數(shù)字檔案系統(tǒng)，查找自己需要的資料，提高了工作效率。

系統(tǒng)流程

通過建設(shè)志書在線編纂管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與地情資源管理與利用工作的高效采集、集中管理、動態(tài)調(diào)用和服務(wù)功能的高度互聯(lián)互通，通過引入信息化編纂方式，提升數(shù)字方志信息化建設(shè)進程，促進方志文化發(fā)揮，提升方志工作的影響力，為地方志辦信息化建設(shè)總體目標(biāo)奠定堅實基礎(chǔ)，實現(xiàn)為本地區(qū)經(jīng)濟、文化建設(shè)提供服務(wù)的目標(biāo)。

功能介紹

通過建設(shè)“志書在線編纂管理系統(tǒng)”實現(xiàn)志書在線編纂管理一體化的目標(biāo)，提高志書編纂效率，規(guī)范志書編纂流程，系統(tǒng)支持對志書主編、副主編、責(zé)任編輯、編輯、撰稿員等不同角色，同時在線編撰、修改、批注、任務(wù)分配、自動合攏、稿件審核、一校、二校、三校等功能與各項應(yīng)用，滿足用戶對志書的編輯管理、任務(wù)管理、目標(biāo)管理、過程管理、內(nèi)部評審等功能。 高校檔案館還支持在線閱讀或預(yù)覽功能，用戶可以在不下載檔案的情況下查看檔案內(nèi)容。陜西機關(guān)數(shù)字檔案管理軟件

數(shù)字檔案的應(yīng)用就像給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案穿上了一層高科技的“外衣”，讓檔案管理變得更加智能、便捷和高效。湖北學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)指南

云展管理系統(tǒng)具備生成電子書的功能。當(dāng)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，電子書在閱讀便利性、閱讀感受以及實際使用上，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)書都有了長足進步。它能夠?qū)?shù)字檔案的PDF源文件展開分析與處理，只需簡單操作，就能一鍵生成電子書。不僅如此，它還能提取PDF文檔里的結(jié)構(gòu)信息，使得電子書目錄與實體書目錄對接，實體書的排版、格式也能被原樣復(fù)制。利用手機、終端顯示屏展示時，互動效果良好，閱讀體驗得以優(yōu)化，頁面展示也更加美觀。云展管理系統(tǒng)還有售后團隊提供支持。他們會通過遠程線上協(xié)助或者到現(xiàn)場指導(dǎo)這兩種方式，幫助用戶熟悉產(chǎn)品使用方法，開展相關(guān)培訓(xùn)，讓用戶在使用產(chǎn)品時遇到的問題能及時得到解決，使用起來更加順暢。 湖北學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)指南