廣東機關數(shù)字檔案室建設指南

    電子文件歸檔配備了四性檢測這一功能。它能夠針對從各類業(yè)務系統(tǒng)傳輸過來的數(shù)據，展開自動化檢測，涵蓋完整性、準確性、可用性、安全性這四個關鍵要點，把不符合規(guī)范的數(shù)字檔案數(shù)據甄別出來，避免那些達不到歸檔標準的數(shù)據進入檔案系統(tǒng)完成歸檔流程。具體來看，四性檢測包含以下幾方面：準確性檢測，重點查驗元數(shù)據的枚舉值、數(shù)據格式，還有案卷數(shù)和實際卷內數(shù)量能不能對上；完整性檢測，核查元數(shù)據必填項有沒有空缺，電子文件是否存在缺失情況；可用性檢測，確認電子文件能否正常開啟并進行預覽；安全性檢測，排查系統(tǒng)里是否藏有惡意代碼，以及有沒有遭到非法入侵、訪問的情況。憑借這一功能，電子文件歸檔的質量就能得到確保，讓檔案管理工作更為規(guī)范、可靠。 高級檢索則提供更詳細的檢索條件，如時間范圍、文件類型、責任人等，幫助用戶更精確地定位所需檔案。廣東機關數(shù)字檔案室建設指南

數(shù)字檔案室的終端及輔助設備應結合工作需要，為數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)配備專屬終端計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)應能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障，并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。數(shù)字檔案室的檔案利用應支持用戶在權限許可范圍內在線查看、打印目錄數(shù)據或原文，如有必要，應能限制用戶對電子檔案或傳統(tǒng)載體數(shù)字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍；應能對數(shù)字檔案資源的下載進行審批、添加數(shù)字水印和授權閱讀時間等，應支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。檔案編研應支持用戶開展檔案編研工作，授權用戶能建立編研計劃、分配工作任務、建立編研素材庫、復制粘貼數(shù)字檔案內容信息、審核編研文稿、發(fā)布或下載編研成果等。數(shù)字檔案室的終端及輔助設備應結合工作需要，為數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)配備專屬終端計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。浙江高校數(shù)字檔案室豐富的館藏資源是提升服務能力的基礎，能支持開展多樣服務，增強服務能力。

數(shù)字檔案室的專業(yè)類電子文件歸檔的基本要求在履行本單位主要職能過程中產生的專業(yè)類電子文件都應收集、歸檔，包括但不限于檔案局頒布的首批、第二批專業(yè)檔案基本目錄所列內容。各種專業(yè)類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應的管理辦法執(zhí)行。只以數(shù)據庫形式存在的專業(yè)類電子文件，如人口、環(huán)境、農業(yè)等各種普查數(shù)據，可以以XML等跨平臺通用格式收集、歸檔，或直接以原數(shù)據庫數(shù)據文件歸檔，同時歸檔一套完整的數(shù)據庫設計文檔。以電子文檔形式存在的專業(yè)類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項管理要求執(zhí)行。

    數(shù)字檔案室里，聲像類電子文件的歸檔范圍，需參照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）第四章，或是同級檔案行政管理單位的具體規(guī)定來操作。所收集、歸檔的聲像類電子文件，得經過仔細挑選與系統(tǒng)整理，要能夠系統(tǒng)、客觀地記錄下本單位的關鍵職能活動，像歷次活動的主要內容、**人物、重點場景等，都要如實反映。按照客觀實際編輯而成的錄、音、錄像類電子文件，符合條件的可以收集、歸檔。聲像類電子檔案必須主題突出，影像畫面與語音都得清晰，人物形象要端正。照片類電子檔案要以TIFF、JPEG格式存儲，其可交換圖像文件（EXIF）信息要完整保留，像素數(shù)不能低于300萬；重要或珍貴的錄、音類電子檔案用WAV格式保存，其余的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。 提高管理效率 快速檢索：通過關鍵詞、時間、類別等多維度檢索，查找時間從數(shù)小時縮短至數(shù)秒。

系統(tǒng)流程

通過建設志書在線編纂管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與地情資源管理與利用工作的高效采集、集中管理、動態(tài)調用和服務功能的高度互聯(lián)互通，通過引入信息化編纂方式，提升數(shù)字方志信息化建設進程，促進方志文化發(fā)揮，提升方志工作的影響力，為地方志辦信息化建設總體目標奠定堅實基礎，實現(xiàn)為本地區(qū)經濟、文化建設提供服務的目標。

功能介紹

通過建設“志書在線編纂管理系統(tǒng)”實現(xiàn)志書在線編纂管理一體化的目標，提高志書編纂效率，規(guī)范志書編纂流程，系統(tǒng)支持對志書主編、副主編、責任編輯、編輯、撰稿員等不同角色，同時在線編撰、修改、批注、任務分配、自動合攏、稿件審核、一校、二校、三校等功能與各項應用，滿足用戶對志書的編輯管理、任務管理、目標管理、過程管理、內部評審等功能。 我們只需要通過電子郵件或者專門的檔案共享平臺就能輕松實現(xiàn)檔案的傳遞和共享，提高了工作效率。重慶智慧數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)通常具備直觀、易用的操作界面，用戶無需具備專業(yè)的技術知識即可輕松使用。廣東機關數(shù)字檔案室建設指南

    在信息技術持續(xù)深入拓展并得到***運用的當下，打造數(shù)字檔案館（室）已然成了推動檔案工作提升質量、提高效率以及實現(xiàn)創(chuàng)新突破的必然選擇。構建契合社會、企業(yè)信息化發(fā)展走向的數(shù)字樣板檔案館（室），益處頗多，既能夠對各類信息資源加以整合，又有助于強化檔案信息的管理效能與服務水準，進而促使管理水平邁上新臺階。樣板檔案室的建設重點圍繞三個目標展開：其一，構建起遵循標準規(guī)范的檔案管理體系，涵蓋與之適配的檔案信息化軟件，從檔案的收集、管理、存儲、利用這四個關鍵環(huán)節(jié)發(fā)力，為數(shù)字檔案事業(yè)的發(fā)展筑牢根基，給予堅實支撐；其二，塑造出一套具備可復制性、能夠***推廣的檔案管理樣式；其三，打造出有益于單位、企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范運作以及強化管控的檔案管理模式，助力其穩(wěn)健運營。 廣東機關數(shù)字檔案室建設指南