業(yè)務檔案數字化加工流程

檔案數字化加工的著錄是將整理后的檔案，按照檔案標準《檔案著錄規(guī)則》結合用戶檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內目錄的原始數據、主題標引、分類標引錄入到軟件數據庫里。按照原件實體檔案條目，對錯誤檔案目錄數據修改和補充的數據，須填寫更改資料并放入案卷內，卷內目錄不全的需補充完整。檔案掃描是紙質檔案實現數字轉化的關鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。應通過科學規(guī)范的管理制度，對工作人員進行規(guī)范化管理。業(yè)務檔案數字化加工流程

數字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的檔案數字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業(yè)務工作流程，經過系統(tǒng)管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統(tǒng)運行后，可以大幅提高工作效率，提升工作服務的水平和質量，實現檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。江蘇行政檔案數字化服務公司應建立紙質檔案數字化工作組織，對數字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施。

數字檔案室要遵循標準規(guī)范。數字檔案室建設應統(tǒng)籌協(xié)調文件管理與檔案管理、檔案數字化、業(yè)務工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關系，嚴格遵循既有標準和規(guī)范進行系統(tǒng)設計、建設，實現文檔一體、館室一體。整體推進。應將數字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設密切結合起來，統(tǒng)籌考慮數字檔案室系統(tǒng)功能、文件格式要求等因素，整體推進數字檔案室實施方案。確保安全。數字檔案室建設應建立健全安全管理制度，按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善災難恢復應急機制，確保數字檔案室建設和運行的安全。

為確保各門類電子檔案及其元數據的準確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數字檔案資源利用，應結合檔案數字化、數字檔案室應用系統(tǒng)開發(fā)或運行需要，為數字檔案室配備必要的正版基礎軟件，包括數據庫管理系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學字符識別（OCR）等軟件。應選用主流數據庫管理系統(tǒng)，如關系型數據庫，其性能應能支持本單位今后較長一個時期數字檔案資源管理的需要。安全保障體系應結合實際，參照信息系統(tǒng)安全等級保護有關要求，從多層面為數字檔案室應用系統(tǒng)建立安全保障體系。涉密數字檔案室應用系統(tǒng)必須按照國家有關涉密信息系統(tǒng)分級保護的規(guī)定執(zhí)行。按照目錄數據庫建立時制定的數據規(guī)則，對照檔案原件內容，規(guī)范檔案中的目錄內容。

檔案數字化是數字檔案建設基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政wu網、互聯(lián)網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的服務。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案數字化替代傳統(tǒng)檔案管理具有先進性，能夠增強檔案原件保護，提高經濟效益和辦公效率。紙質檔案數字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立等。山東行政檔案數字化服務

加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應不利于檔案實體的保護。業(yè)務檔案數字化加工流程

數字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，包括基礎設施建設、檔案數字化、應用系統(tǒng)建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，需要機關檔案部門、信息化部門、業(yè)務部門和保密部門共同參與實施。主要包括：按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、良好、方便易用的數字檔案室應用系統(tǒng)，實現檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網絡化。業(yè)務檔案數字化加工流程

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