江蘇城建檔案數(shù)字化服務外包工作

    檔案數(shù)字化可是數(shù)字檔案建設的根基性工作。過去用傳統(tǒng)載體留存的檔案，借助高科技手段，被加工轉化成數(shù)字檔案樣式，如此一來，人們就能通過局域網、***網、互聯(lián)網，利用計算機檢索、閱讀電子檔案。這是為了積極應對檔案信息服務領域新環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)，讓管理水平得以提升，也促使檔案業(yè)務部門的服務能力變強，不管是檔案內部的管理事務，還是面向客戶提供服務，都能更加順暢。從當下發(fā)展態(tài)勢看，檔案工作走向數(shù)字化建設，是順應時代潮流的嶄新舉措與必然要求。檔案數(shù)字化取代傳統(tǒng)檔案管理模式，展現(xiàn)出諸多優(yōu)勢，它能強化對檔案原件的保護力度，還能在一定程度上節(jié)約成本，減少不必要的開支，讓辦公流程更為便捷，助力整體工作有序推進。 按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內容，規(guī)范檔案中的目錄內容。江蘇城建檔案數(shù)字化服務外包工作

在檔案數(shù)字化加工過程是完成紙質檔案數(shù)字轉化的過程，提升檔案查詢效率，實現(xiàn)檔案信息共享，主要步驟有檔案整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進行分類整理，包括對檔案進行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質量的文件，應進行相應處理；如果文件存在破損，應先進行技術修復并做好標注；對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區(qū)分標注。檔案數(shù)字化后，電子檔案的移交、電子檔案接收、電子檔案管理、電子檔案安全等模塊。其中移交過程包括電子文件的采集、整理和封裝；接收過程包括電子文件的檢查、處理與入庫；整理過程包括電子文件的維護、鑒定與統(tǒng)計；安全模塊包括權限及訪問控制等；該系統(tǒng)保障電子檔案在移交接收階段的可靠性，實現(xiàn)立檔單位同檔案館系統(tǒng)間的無縫連接，確保電子文件在生命周期中的真實、有效、可用。適用于高校檔案館、企事業(yè)單位檔案館等。江蘇城建檔案數(shù)字化服務外包工作參數(shù)的設置和調整應保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果要接近檔案原貌。

存儲格式的類型與特點TIFF格式特點：TIFF格式能夠保存黑白圖像和彩色圖像，支持無損壓縮模式，對原始圖像的損害程度小。該數(shù)據(jù)格式對圖像幅面不受限制，特別適合檔案中的工程圖紙等特殊規(guī)格的檔案。同時，TIFF格式具有單頁TIFF和多頁TIFF兩種模式，方便管理。應用：常用于需要長期保存且對圖像質量要求較高的檔案。JPEG格式特點：JPEG格式同樣適用于黑白圖像和彩色圖像，具有調節(jié)圖像質量的功能，允許用不同的壓縮比例對文件進行壓縮。該格式在圖像質量和文件大小之間能夠找到較好的平衡點。應用：常用于對彩色圖像壓縮率要求較高、且需要節(jié)省存儲空間的檔案。同時，JPEG格式也適合照片檔案和涉密檔案的掃描，因為這些檔案具有單頁使用的需求。JPEG2000格式特點：JPEG2000作為JPEG的升級版，壓縮率更高，同時支持有損和無損壓縮。該格式還能實現(xiàn)漸進傳輸，即先傳輸圖像的輪廓，然后逐步傳輸數(shù)據(jù)，不斷提高圖像質量。應用：在圖書館系統(tǒng)應用較多，但在國內檔案系統(tǒng)應用較少。隨著技術的不斷發(fā)展，JPEG2000格式有望在檔案數(shù)字化領域得到更廣泛的應用。PDF格式特點：PDF文件能顯示文字、圖片、矢量圖等，具有一致性、不易修改、安全性高、不失真等特點。

高校檔案中檔案數(shù)字化涉密工作需特別注意以下幾點：首先，要嚴格遵守相關法律法規(guī)，如《檔案法》、《保密法》等，確保數(shù)字化過程中檔案機密不被泄露。其次，涉密檔案在數(shù)字化前應進行嚴格的清點、檢查與登記，數(shù)字化過程中應使用符合保密要求的設備和軟件，避免使用無保密保障的掃描設備或無線互聯(lián)功能的設備。同時，數(shù)字化場所應配備監(jiān)控設備，嚴格限制人員出入，數(shù)字化工作人員應簽訂保密協(xié)議，并接受保密培訓。

此外，數(shù)字化完成后，涉密檔案及其數(shù)字信息應妥善存儲和管理，存儲介質需根據(jù)檔案密級采取相應的保密防護措施。之后，應建立完善的檔案利用制度，對涉密檔案的利用進行嚴格審批和監(jiān)管，確保檔案在利用過程中的安全。 數(shù)字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率等因素。

    數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來創(chuàng)新變革，它能對檔案及檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常事務，施行檔案數(shù)字化管控。憑借組、織系統(tǒng)專網，還可達成檔案的網上瀏覽與遠程查借閱功能。依據(jù)檔案業(yè)務流程，獲系統(tǒng)管理員授權后，單位內部領、導與相關科室人員能于各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位既能在閱檔室借助電腦查看電子檔案，也可利用網絡達成遠程閱檔。該系統(tǒng)投、入運行后，工作效率得以大幅增進，工作服務的水準與質量得到提升，促使檔案從單純管理邁向信息研究與利用，實現(xiàn)本質性轉變。 應制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內容要求等。上海文書檔案數(shù)字化加工

主要包括紙質檔案數(shù)字化工作方案、紙質檔案數(shù)字化審批書、紙質檔案數(shù)字化成果移交清單等。江蘇城建檔案數(shù)字化服務外包工作

    檔案數(shù)字化工作開展后，衍生出電子檔案移交、接收、管理與安全維護等相關模塊。就拿移交流程來說，先是要對各類電子文件進行收集，將分散的資料匯總起來，接著按一定規(guī)則整理，讓電子文件規(guī)整有序，***完成封裝操作。而接收流程中，工作人員需要仔細核驗收到的電子文件，查看有無瑕疵，再依規(guī)處理，把合格的文件存入檔案庫。在整理環(huán)節(jié)，要做好電子文件的日常維護，保證文件狀態(tài)正常，依據(jù)既定標準評定文件價值，同時做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計，明晰檔案的整體情況。至于安全模塊，主要是設置合理的權限以及訪問手段，限定不同人員的查看級別，防止檔案信息泄露。這套體系使得電子檔案在移交接收時更為順暢，實現(xiàn)立檔單位和檔案館系統(tǒng)緊密對接，確保電子文件在存續(xù)期真實、有、用，適用于高校檔案館、企事業(yè)單位檔案館等地。 江蘇城建檔案數(shù)字化服務外包工作